ESTADO DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS

DEFINICIÓN

Es un informe contable que presenta en forma ordenada las cuentas de Rentas, Costos y Gastos, para determinar el resultado económico de una empresa, obtenido durante un período de tiempo dado.

Se lo identifica por cualquiera de los siguientes nombres:

· Estado de Resultados

· Estado de Gastos y Rendimientos

· Estado de Pérdidas y Ganancias

· Estado de Operaciones

· Estado de Situación Económica

ANÁLISIS DE LAS PRINCIPALES CUENTAS DE RENTAS Y COSTOS

RENTAS OPERACIONALES

VENTAS:

La venta es una transacción mercantil por medio de la cual ciertos bienes (mercaderías) se traspasan a la propiedad de otro, recibiendo a cambio una promesa de pago posterior, o el equivalente en dinero o la combinación de estos.

La cuenta ventas es un rubro de resultados, que denota rendimiento o beneficio. La denominación es común sea cual fuere el Sistema de Control contable que se utilice, aunque el tratamiento en ciertas circunstancias difiera levemente.

Las ventas de mercaderías pueden clasificarse de la siguiente forma:

Por la cuantía:

· Por menor – detal o menudeo

· Por mayor – mayoreo

Por las condiciones de pago:

· Al contado

· A crédito o plazos

VENTAS POR MENOR

Venta que se las hace generalmente al consumidor final, quien es el que utiliza el bien. Casi siempre las ventas al detalle son realizadas al contado.

VENTAS POR MAYOR

Venta que se hace generalmente a comerciantes, quienes adquieren con el fin de transformarlos o volverlos a vender. Pueden ser pagados a crédito, al contado o la combinación de estos.

VENTAS AL CONTADO

Venta de mercaderías que se la hace, con la condición de recibir el dinero contra entrega de los artículos.

VENTAS A CRÉDITO

Es la entrega de mercaderías a cambio de las cuales se recibe una promesa de pago futuro. La promesa de pago consiste en realizar ciertos pagos o abonos parciales (semanales, mensuales, etc.) hasta cubrir el valor total de la mercadería.

En el precio de estas ventas a crédito puede incluirse cierto porcentaje de recargo por concepto de intereses y generalmente se exige el pago de una cuota de entrada o enganche.

EL TITULO DE PROPIEDAD

Puede concederse el momento de hacer el último pago, o en su defecto esperar que se cubran cierto número de abonos para concedérselo.

DEVOLUCIÓN EN VENTAS

Por devolución en ventas, se entenderán aquellos retornos de mercaderías que el cliente hace por diversos motivos a saber:

· No está de acuerdo con el pedido.

· Las mercancías no están en buenas condiciones.

· Simplemente cambia de parecer.

El reingreso de mercaderías, debe estar respaldado en un documento que puede ser:

· Nota de crédito comercial o,

· Nota de devolución de mercaderías o,

· Boleta de retorno de mercaderías.

Si por acuerdo de las partes, se decidiera que a cambio de las mercaderías devueltas se han de entregar otras con las mismas características e identidad, entonces no hará falta emitir una nota de devolución o crédito. Si por acuerdo se concertara una rebaja en el precio, procede la emisión de la nota de Crédito Mercantil por el monto de la rebaja de precio. En estos casos no se hace falta registrar la devolución de mercaderías.

COSTO DE VENTAS

El valor de las ventas registradas al COSTO se conoce como “Costo de Ventas”; es una cuenta de resultados, en la que se anotan los alores de adquisición de las mercaderías vendidas en un período determinado.

El Costo de ventas se obtiene aplicando la siguiente fórmula:

El Costo de Ventas, bajo el Sistema de Inventario Permanente se obtiene al instante, consultando al kárdex.

INVENTARIO DE MERCADERÍAS

Los inventarios de mercaderías constituyen aquellas existencias de artículos en un momento dado.

Los inventarios pueden ser identificados en dos momentos:

a. Inventario inicial

Aquel valor en mercaderías con el que se inicia un período.

b. Inventario final

Aquel valor en mercaderías, que no ha podido ser vendida y por ende se lo identifica plenamente al final del período.

Por principio, en la Contabilidad los valores finales del período serán los iniciales del inmediato posterior.

Los inventarios pueden ser determinados de dos formas:

a. Mediante la toma Física: que se le conoce como inventario físico extracontable.

Se obtiene pesando, midiendo y valorando al costo (de la última adquisición más una porción de fletes, embalajes y otros costos incidentales). Es indispensable esta toma física cuando se está utilizando el Sistema Periódico.

b. Contablemente: Se obtiene sumando los saldos re-expresados de todas las tarjetas de kárdex, la cantidad de artículos debe coincidir con el saldo físico de mercaderías (esta forma es aplicable, cuando se utiliza el sistema de Cuenta Permanente o Inventario Perpetuo). Cualquier diferencia debe ser efecto de ajuste.

COMPRAS

Las compras, son transacciones mercantiles por medio de las cuales adquirimos la propiedad de determinados artículos dispuestos para la venta, a cambio entregamos un valor representativo (moneda) o el equivalente en una obligación futura.

Las compras forman parte del plan de Cuantas en el sistema Periódico y sirve para anotar en el debe todos los valores por adquisición de mercaderías y se deberá acreditar en caso de errores en facturación y el cierre del ejercicio (para transferir su saldo a Mercaderías).

Cuando se adquieran mercaderías y se esté utilizando el sistema de inventario Permanente ya no aparecerá la Cuenta COMPRAS, pues directamente debitará a “Inventario de Mercaderías”

Las compras, en el mismo sentido que las ventas pueden ser clasificadas;

Por su cuantía:

· Al por menor

· Al por mayor

Por las condiciones de pago:

· Al contado o efectivo

· A crédito o a plazos

DEVOLUCIONES EN COMPRAS

Devoluciones son aquellos retornos de mercaderías, que hacemos a nuestros proveedores, por acuerdo establecido previamente o por una decisión de nuestra parte al considerar inadecuada la mercadería recibida.

Si el control fuera bajo el Sistema Permanente, donde dice Devoluciones en Compras acredítese a Inv. Mercaderías.

Los documentos que respalden la devolución de mercaderías serán:

· “Nota de devolución” emitida por el proveedor o

· “Nota de débito comercial”

TRANSPORTES Y FLETES EN COMPRAS

“El transporte es llevar personas o cosas de un lugar a otro utilizando cualquier tipo de vehículos, este servicio debe ser realizado por empresas creadas expresamente con este objeto”

En este contrato intervienen:

· TRANSPORTISTA O PORTADOR. Que es la persona que se encargará de conducir las mercaderías.

· CARGADOR. Persona que encarga las mercaderías para el transporte.

· DESTINATARIO. Persona que recibe en el lugar de destino las mercaderías. El destinatario y Cargador pueden ser una misma persona.

El contrato de transporte es una transacción onerosa. El pago del valor del transporte se conoce como:

PORTE. Valor del transporte de cosas.

PASAJE. Valor del transporte de persona.

DIFERENCIA ENTRE LOS TÉRMINOS TRANSPORTE Y FLETE

El transporte. Es llevar a personas o cosas de un lugar a otro, utilizando la vía terrestre.

El flete. Se diferencia porque se lo hace por el mar o por aire.

El contrato de transporte será escrito, al que se le da el nombre de GUÍA O FLETAMIENTO.

La guía o fletamiento deberá tener las mismas características de una factura.

GANANCIA BRUTA EN VENTAS

Es aquella renta obtenida por la compra-venta de mercaderías, durante un período de tiempo determinado. Esta primera representación de la renta empresarial es la más significativa y decidora dentro de los resultados económicos de la empresa.

La obtención de este resultado, tendrá directamente que ver con el Precio de Venta que se fije y con el Costo de Adquisición de esta mercadería, puesto que:

PRECIO DE VENTA. Se fija en función a las condiciones del mercado y políticas empresariales o gubernamentales, que pretenden marcar tope en los precios de bienes y servicios que se consideren básicos y estratégicos.

COSTO DE VENTA. Puede ser controlado por la empresa, pues para obtener costos adecuados convendrá:

· Buscar la mejor alternativa en precios (ley de oferta y demanda)

· Ser austero en los gastos concurrentes al costo.

· Implantar un buen sistema de control interno especialmente en el manejo y custodia de bodegas.

OTROS INGRESOS OPERACIONALES

Por ingresos (rentas) operacionales, se entenderá todos aquellos valores recibidos o no, pero devengados efectivamente en un período determinado y que sean producto del desarrollo normal de las actividades de la empresa.

De lo anterior, se deduce que en una empresa puede identificarse una o más rentas operacionales, todo dependerá de los objetivos para las que se creó y de las modificaciones o ajustes a las actividades económicas que se vayan introduciendo.

Así por ejemplo: la Empresa “N” fue creada según lo manifiesta en escritura pública para:

Comprar y vender electrodomésticos

La diferencia entre el valor de compra y venta, será pues Ingreso Operacional de la empresa “N”, sin embargo transcurrido el tiempo pueden incorporarse otras actividades que proporcionen resultados significativos en relación con la venta de artefactos electrodomésticos, a estos rubros que registran nuevas actividades también habrá que dárseles un tratamiento de INGRESOS OPERACIONALES.

Las cuentas que podrían ser consideradas operacionales en una empresa comercial son:

· COMISIONES EN VENTAS

· SERVICIOS TÉCNICOS

ANÁLISIS DE LAS CUENTAS DE GASTO

Para iniciar cabe realizar una precisión de los términos que se utilizan en el análisis:

GASTO

Son aquellas utilizaciones necesarias y efectivas de bienes y/o servicios que la empresa debe efectuar para cumplir las actividades de la misma. Ejem: Sueldos, arriendos, depreciación, útiles de oficina, etc.

COSTO

Es aquel valor de adquisición o producción de un bien o servicio. Ejem: Costo de Ventas, Costo de producción, etc.

PÉRDIDA

Es aquel resultado negativo que se obtiene del desarrollo de operaciones correspondientes a un ejercicio económico.

CLASIFICACIÓN DE LOS GASTOS

Los gastos pueden ser clasificados desde distintos puntos; básicamente una clasificación responderá a los objetivos de control e información financiera deseados.

A continuación se presentan las clasificaciones mas usuales:

Por el objeto:

· Sueldos y salarios

· Beneficios sociales

· Honorarios

· Viáticos y movilización

· Comisiones

· Publicidad y comunicaciones

· Transporte

· Impuestos

· Gasto depreciación

Según esta clasificación, las cuentas demuestran la naturaleza intrínseca que cumple en sí, más no el órgano o sector empresarial que los utiliza. Este limitante se supera fácilmente con la siguiente forma de agrupación:

Por su función:

· Gastos de administración

o Sueldos administración

o Beneficios sociales

o Honorarios

o Viáticos y movilización

o Gasto depreciación (activos utilizados para administración)

o Impuestos

· Gastos de ventas y comercialización

o Sueldos a vendedores

o Beneficios sociales

o Comisiones a vendedores

o Publicidad y propaganda

o Transporte y movilización

o Gastos cuentas incobrables

o Honorarios

o Gasto depreciación (de activos utilizados en el área de ventas)

· Gastos de cobranzas

o Honorarios judiciales

o Timbre, impuestos, escritos

o Movilización y transporte

o Comisiones cobradores

o Etc

La clasificación funcional resulta más aconsejable puesto que permite hacer discriminaciones, de tal manera que informa la cantidad de cada gasto según el Departamento o función que los originó y además agrupa los diferentes conceptos.

FORMATOS

El Estado de Pérdidas y Ganancias se lo puede presentar:

1. En forma de Reporte o vertical

2. En forma de T u horizontal

Forma de reporte:

Empresa "ABC"
Estado de Resultados
Del 1 de enero al 31 de diciembre de 2009
INGRESOS OPERACIONALES
VENTAS	XXXX
- DEVOLUCIÓN EN VENTAS	-XXXX
- DESCUENTO EN VENTAS	-XXXX
VENTAS NETAS			XXXX
(-) COSTO DE VENTAS
MERCADERÍAS INVENTARIO INICIAL		XXXX
+ COMPRAS	XXXX
- DEVOLUCIÓN EN COMPRAS	-XXXX
- DESCUENTO EN COMPRAS	-XXXX
COMPRAS NETAS		XXXX
MERCADERÍA DISPONIBLE PARA LA VENTA		XXXX
- MERCADERÍAS INVENTARIO FINAL		-XXXX	-XXXX
UTILIDAD BRUTA EN VENTAS			XXXX
(-) GASTOS OPERACIONALES
GASTOS DE ADMINISTRACIÓN
GASTO SUELDOS	XXXX
GASTO APORTE PATRONAL	XXXX
COMPONENTES SALARIALES	XXXX
CONSUMO ÚTILES DE OFICINA	XXXX
DEPRECIACIONES	XXXX
AMOTIZACIONES	XXXX
GASTO ARRIENDO	XXXX
GASTOS GENERALES	XXXX
GASTOS SEGUROS	XXXX
TOTAL DE GASTOS DE ADMINISTRACIÓN		XXXX
GASTOS DE VENTA
GASTO SUELDOS VENDEDORES	XXXX
GASTO APORTE PATRONAL VENDEDORES	XXXX
BENEFICIOS SOCIALES VENDEDORES	XXXX
CUENTAS INCOBRABLES	XXXX
COMISIONES A VENDEDORES	XXXX
TOTAL DE GASTOS DE VENTA			XXXX
TOTAL DE GASTOS OPERACIONALES				-XXXX
UTILIDAD OPERACIONAL				XXXX
+ OTROS INGRESOS
UTILIDAD EN VENTA DE ACTIVOS FIJOS	XXXX
- OTROS GASTOS
GASTO INTERESES	XXXX			XXXX
UTILIDAD EN EL EJERCICIO				XXXX
- PARTICIPACIÓN DE TRABAJADORES (15%)				-XXXX
- IMPUESTO A LA RENTA				-XXXX
UTILIDAD NETA DEL EJERCICIO				XXXX

f) Gerente f) Contador

Forma de T:


Empresa "ABC"
Estado de Resultados
Del 1 de enero al 31 de diciembre de 2009
VENTAS NETAS	XXXX
COSTO DE VENTAS	(XXXX)
UTILIDAD BRUTA EN VENTAS	XXXX

GASTOS DE VENTAS	(XXXX)
GASTOS ADMINISTRATIVOS	(XXXX)
OTROS GASTOS OPERATIVOS	(XXXX)
OTROS INGRESOS OPERATIVOS	XXXX
	XXXX

GASTOS FINANCIEROS	(XXXX)
INGRESOS FINANCIEROS	XXXX
PARTICIPACIÓN EN LA UTILIDAD DE COMPANÍAS ASOCIADAS	XXXX

UTILIDAD ANTES DE LA PARTICIPACIÓN DE EMPLEADOS EN LAS UTILIDADES E IMPUESTO A LA RENTA	XXXX
PARTICIPACIÓN DE LOS EMPLEADOS EN LAS UTILIDADES	(XXXX)
IMPUESTO A LA RENTA	(XXXX)

UTILIDAD DESPUÉS DE LA PARTICIPACIÓN DE EMPLEADOS EN LAS UTILIDADES E IMPUESTO A LA RENTA	XXXX
INTERÉS MINORITARIO	(XXXX)
UTILIDAD NETA DE ACTIVIDADES ORDINARIAS	XXXX

PARTIDAS EXTRAORDINARIAS	XXXX

UTILIDAD NETA DEL PERÍODO	XXXX

f) Gerente f) Contador

FORMA DE ELABORACIÓN

El Estado de Resultados contiene:

1. Nombre o Razón Social

2. Nombre del Estado Financiero

3. Fecha (período al que corresponden los resultados)

4. Ingresos Operacionales

5. Costos

6. Gastos Operacionales

7. Resultado del ejercicio

8. Ingresos no operacionales u otros ingresos

9. Gastos no operacionales u otros gastos

10. Resultado Final

11. Participaciones y cálculo de impuestos

12. Firmas de legalización

Ordenados de tal manera que el encabezamiento estará formado de:

1. El nombre de la empresa

2. Identificación del Estado

3. El período al que corresponden dichos resultados.

El texto del Estado:

Es la parte sustancial del Estado Financiero que presenta todas las cuentas de ingresos, costos y gastos distribuidos de tal manera que permita realizar comparaciones con fines de análisis.

Firma de legalización:

Firma y rúbrica del gerente y contador.

EJERCICIO CONTABLE

La Empresa Comercial “DINADEC S.A.”, inicia el 2 de enero de 2009 sus operaciones contables con los siguientes valores:

Enero 05	Depositamos en una cuenta corriente del Banco del Pacífico todo el dinero existente en la cuenta Caja.
Enero 10	Compramos mercaderías en $ 2250, cancelamos el 50%, el IVA y los intereses con un cheque y por la diferencia giramos una letra de cambio a 90 días plazo al 35% de interés.
Enero 15	Vendemos $ 9180 en mercaderías incluido el IVA, nos cancelan en efectivo.
Enero 20	Vendemos mercaderías por un valor de $ 9120 nos cancelan al contado y le concedemos el 3% de descuento.
Enero 30	De la venta realizada en enero 20 nos devuelven el 15% por encontrarse en mal estado.
Febrero 5	Compramos mercaderías por $ 4125, incluido el 12% de IVA, cancelamos el 50% y el IVA con cheque y por la diferencia firmamos una letra de cambio a 90 días plazo con el 35% de interés.
Febrero 25	Vendemos mercaderías por $ 9150, nos cancelan al contado, concedemos el 3% de descuento.
Febrero 28	Depositamos todo el saldo de la cuenta Caja en la cuenta bancaria del Banco del Pacífico.
Marzo 8	Cancelamos las hipotecas por pagar
Marzo 10	Creamos un fondo de caja chica por $ 130.
Marzo 15	Compramos una máquina de escribir IBM por el valor de $ 2180, cancelamos de contado.
Marzo 20	De la venta realizada en febrero 25 nos devuelven el 30% por no estar de acuerdo con el pedido.
Marzo 25	Vendemos mercaderías por $ 980, incluido el IVA, nos cancelan el 40%, el IVA y el interés con un cheque, y por la diferencia nos firman una letra de cambio a 60 días plazo y el 35% de interés.
Marzo 30	Reponemos el fondo de caja chica utilizado en diversos aspectos; teléfono $ 23, franqueo de correspondencia $ 11, compra de útiles de oficina $ 26, movilización del conserje $ 320, compra de Diario El Comercio $ 24.
Abril 10	Nos cancelan el 50% de los documentos por cobrar del balance de situación inicial.
Abril 20	Depositamos en la cuenta bancaria todo el saldo de la cuenta caja.
Abril 30	Cancelamos por una publicidad anunciando nuestros productos por un valor de $ 158.
Mayo 5	Vendemos mercaderías a crédito simple por $ 920, el IVA, cobramos en efectivo.
Mayo 20	Compramos mercaderías por $ 1200, por cancelar de contado nos conceden el 2% de descuento.
Mayo 30	Cancelamos 6 meses por contrato de arrendamiento un valor de $ 120 mensuales.
Mayo 30	Nos cancelan la letra de cambio de 25 de marzo.
Mayo 31	Se paga con cheque sueldos del mes, secretaria $ 350000 y vendedor $ 295000.

CONCLUSIONES

· El Costo y el Gasto pueden ser iguales siempre que todo el costo se haya consumido.

· Generalmente, se adquiere ciertos bienes o servicios que no son consumidos totalmente en el desarrollo de las actividades dando como resultado que los costos sean mayores que los gastos.

· El Estado de Superávit, es un informe que sirve para conciliar los datos arrojados por el de Pérdidas y Ganancias y el Balance General, para lo que toma cuentas y datos de los estados mencionados.

· En la Contabilidad los valores finales del período serán los iniciales del inmediato posterior.

RECOMENDACIONES

· Buscar la mejor alternativa en precios.

· Ser austero en los gastos concurrentes al costo.

· Implantar un buen sistema de control interno especialmente en el manejo y custodia de bodegas.

BIBLIOGRAFÍA

HARGADON, Jr. Bernard J. y MÚNERA, Cárdenas Armando, Principios de Contabilidad.
ZAPATA, Pedro, Contabilidad General.
BRAVO, Mercedes, Contabilidad General.

· ZAPATA, Pedro, Cuaderno de Prácticas Contables.

· OROZCO, José, Contabilidad General.

· A. Goxens, M.A. Goxens, Contabilidad General I (Tomo I), Enciclopedia de la Contabilidad.